España es uno de los países de Europa donde las reuniones de trabajo son más ineficaces y gran parte de la culpa la tiene una mala organización, las demoras en cuanto a la asistencia e incluso la escasez de dispositivos con los que poder llevar a cabo correctamente una reunión y que todo salga como está previsto.
Aspectos a tener en cuenta a la hora de hacer una buena reunión
Una sala de reuniones debe contar con todos los dispositivos necesarios para poder llevar a cabo cualquier clase de meeting, sea de pocas personas o no. Entre estos dispositivos debe haber al menos una fotocopiadora y un proyector o un espejo TV.
Aunque el proyector puede generar una imagen más grande sobre un lienzo o una pared en blanco, no dan una gran nitidez, sobre todo si no está bien colocado. Además, si no es de los que está colgado en el techo, siempre habrá que moverlo de un lado a otro cada vez que se haga una reunión.
Con un espejo TV se puede tener un elemento que proporcione estilo a la sala de reuniones, pero también un dispositivo multifunción mediante el cual no solo se puede ver la televisión o reproducir un vídeo corporativo, también se puede navegar por Internet, escuchar música o conectar otros dispositivos.
Podemos encontrarlos de diferentes pulgadas desde los más pequeños hasta los más grandes (hasta 65 pulgadas), cubriendo así un amplio abanico de necesidades que pudiera tener cualquier sala de reunión.
Cuando el espejo TV está apagado, cumple una función decorativa como espejo, pero cuando se enciende, su calidad UHD permite disfrutar de cualquier clase de contenido con una gran nitidez, ideal para cualquier tipo de reunión, aportando un toque diferenciador y dejando clara la apuesta por la tecnología.
Otros factores a tener en cuenta para conseguir una buena reunión
Disponer de un dispensador de agua y de café ayudará a crear un mejor clima en la reunión, algo que agradecerán todos los presentes. Debe haber papeles y bolígrafos, una mesa amplia y una buena iluminación para máxima comodidad.
También se debe contar con sillas cómodas, específicas para una sala de reunión, nunca se sabe lo que puede durar una reunión con socios, una presentación de producto, reuniones de con los empleados, etc.
Además del mobiliario, indispensable en una estancia como esta, hay que prepararlo todo bien para que la reunión salga a pedir de boca. Esto incluye una precisa elaboración de orden del día y distribuirlo junto a la convocatoria mediante correo electrónico.
A los asistentes debe pedírseles una preparación previa de sus intervenciones vía email. Debe haber una sencilla recepción de los participantes a la reunión, realizar una breve introducción, reparto de intervenciones y tras la reunión debe haber una ronda de conclusiones y preguntas para que todo el mundo tenga completamente claro todo lo que se ha tratado.
Gracias a los dispositivos electrónicos, el mobiliario y otros objetos, así como tener todo preparado, permitirá tener una reunión mucho más efectiva.
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